Não desespere! Sugerimos ferramentas que o vão ajudar nesta fase de teletrabalho

O mundo não pode parar, independentemente das doenças contagiosas ou de outros futuros acontecimentos. O Digital torna possível que as nossas vidas continuem com o mínimo de normalidade e serenidade, sem nos deslocarmos e até vivendo novas experiências a todos os níveis, trabalho, lazer, informação, etc.

A pandemia mundial de Coronavírus (Covid-19) obriga-nos a ficar em casa e a protegermo-nos, protegermos os nossos ente-queridos e até mesmo os desconhecidos. É nossa obrigação fazê-lo. #fiqueemcasa

É obvio que esta decisão de ficar em casa, depende muito das áreas de trabalho, e nós detalhámos isso no artigo anterior. É óbvio que há atividades que não podem ser exercidas à distância!

Neste artigo e continuando a nossa série de artigos com dicas para práticas de teletrabalho, vamos detalhar que ferramentas pode usar para não baixar os níveis de produtividade da sua empresa.

As reuniões não têm de parar!

É a solução mais popular do momento! Lá porque não está no escritório, não quer dizer que não possa tratar dos negócios mais importantes da sua empresa. Pode usar diversas plataformas. Nós recomendamos a Whereby, que é uma ferramenta flexível que fornece videoconferências através do browser. Os membros da sua equipa, ou mesmo possíveis parceiros, não precisam de fazer o download de um programa para o usar, nem de fazer login.

O programa é gratuito, na sua versão base, com uma única sala de reuniões. Este plano permite até 4 participantes na reunião e o seu acesso pode ser feito tanto no mobile como em desktop. Poderá ainda fazer partilha de ecrã com quem está a reunir consigo, por exemplo, para mostrar uma apresentação ou um documento, vídeo, etc. 

Como sabemos que a segurança e privacidade são uma grande preocupação, estão garantidas neste serviço! Como na grande maioria deles. Poderíamos dar mais sugestões, por exemplo, o Skype, o Zoom, o Microsoft Teams, o FaceTime da Apple (para quem é utilizador de Mac, iPhone ou iPad), etc. Não faltam soluções para vídeochamadas!!!

Organize melhor o seu fluxo de trabalho à distância

Trabalhar num local físico, com toda a equipa reunida, tem as suas vantagens. E uma delas, é a facilidade de comunicação. A comunicação é essencial e mesmo à distância não tem que ser descurada. É obvio que uma mensagem ou reunião pode ser o suficiente, porém há ferramentas que o podem fazer poupar tempo nisso.

Conheça melhor o Trello. Uma plataforma que permite organizar de forma rápida e eficaz a progressão dos trabalhos da sua empresa. No iClub, um blog proprietário da Virgu, usamos bastante esta ferramenta para termos de forma constante o nosso trabalho e a progressão deste organizado. 

Os projetos no Trello são representados por boards (quadros, em tradução), que contêm listas de tarefas. As tarefas são representadas por cartões que são criados dentro de quadros. Os cartões podem ser movidos de uma lista para outra, de forma a representar o progresso da tarefa, sendo que um ou mais utilizadores podem ser responsáveis por determinados cartões.

A grande vantagem do Trello é que ele é multiplataforma, funciona tanto em mobile como desktop. Este programa, tal como o anterior, pode ser usado numa versão gratuita com algumas limitações. Para usar a versão total tem de pagar até 20,83$/mês. 

Outra sugestão que podemos dar para melhorar a comunicação no trabalho remoto é sem dúvida o Slack. O Slack é das ferramentas mais usadas atualmente para comunicação interna de empresas. Seja ela à distância ou até mesmo presencialmente – quando são empresas muito grandes. 

O Slack oferece muitos recursos, incluindo canais que são um género de salas de chat persistentes organizadas por tópico, pode ainda ter grupos privados e salas para mensagens diretas com os utilizadores da plataforma. Pode incluir vários serviços externos com o Slack.

Os utilizadores podem citar-se entre si nos canais, acrescentar emojis às mensagens, os outros podem reagir às mensagens ou até mesmo responder diretamente à mensagem no canal. O Slack é uma ferramenta cheia de capacidades e que não temos dúvida que é um excelente complemento àquilo que o Trello oferece. 

O plano gratuito do Slack apenas permite ver as 10.000 mensagens mais recentes. Há planos pagos que podem e devem ser avaliados pela própria empresa nesta página.

Como alternativa (uma excelente alternativa e sem custos), poderá criar uma plataforma proprietária para gerir o seu fluxo de trabalho e o dos seus colegas. Com o tema P2 da Automattic, baseado em WordPress, pode criar e promover uma comunidade mais privada com os seus colegas. O P2 oferece-lhe grande parte dos recursos do Slack. Pode convidar membros, mencioná-los na plataforma, tirar proveito das ferramentas de formatação para destacar atualizações de estado, fazer uploads de ficheiros, etc. Pode ter centenas de P2s criados e dedicados a diferentes equipas, projetos e interesses da sua empresa.

Armazene e partilhe ficheiros num abrir e fechar de olhos

Último, mas não menos importante para trabalho remoto, é a forma como armazenamos e partilhamos documentos, apresentações, vídeos, etc, de forma rápida e sem a necessidade de marcar uma reunião para os mostrar ou entregar. Estamos na era dos sistemas de nuvem, e aquele que aconselhamos e achamos mais completo para estas tarefas, é, sem dúvida alguma, o Dropbox.

O Dropbox é utilizado por milhões de pessoas no mundo, centenas de milhares são clientes empresariais. A versão Free oferece 2 GB de espaço na nuvem para armazenar, sincronizar e partilhar ficheiros com outros utilizadores. Links partilhados para ficheiros, pré-visualização de ficheiros e colaboração são alguns dos melhores recursos do Dropbox.

Há diversos planos que pode usufruir, para individuais ou empresas. É uma questão de avaliar na própria tabela de preços no site do Dropbox.Veja qual melhor se adequa às suas necessidades e/ou da sua empresa.

É obvio que poderíamos também aconselhar o Google Drive, Apple iCloud, ou o próprio WeTransfer, etc. Há muitos serviços de nuvem no mercado. Todos funcionam sob a mesma máxima de armazenamento e partilha rápida de ficheiros entre utilizadores.

Esperamos que tenha ficado elucidado sobre como pode trabalhar de uma forma igualmente produtiva a partir de casa. Aproveite as oportunidades para conhecer novas ferramentas e adaptar-se a novas rotinas. O mundo está a mudar com o Covid-19 e cabe-nos a nós lutar  contra o impacto da doença e do seu contágio. Não há motivos para não trabalhar em segurança e manter a sua produtividade!!! Fique em segurança com os seus! Siga as recomendações das autoridades de saúde.

Continue a acompanhar o blog da Virgu para mais dicas de teletrabalho, especialmente nesta altura tão difícil!

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